Η απομακρυσμένη πρόσβαση στους υπολογιστές του γραφείου δεν αποτελεί πλέον πολυτέλεια. Παρουσιάζουμε τέσσερις εφαρμογές που επιτρέπουν στους επαγγελματίες να εργάζονται από το σπίτι ή από οποιοδήποτε άλλο σημείο, χωρίς απαραίτητα να επιβαρύνονται με το κόστος μιας πρόσθετης συνδρομής.

Η δυνατότητα απομακρυσμένης πρόσβασης σε έναν επαγγελματικό υπολογιστή έχει αποκτήσει ιδιαίτερη σημασία για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Στον ασφαλιστικό κλάδο, όπου η καθημερινότητα περιλαμβάνει επικοινωνία με πελάτες, διαχείριση ασφαλιστηρίων συμβολαίων, πρόσβαση σε εταιρικές πλατφόρμες και επεξεργασία εγγράφων, η ανάγκη αυτή είναι ακόμη μεγαλύτερη.

Ένας ασφαλιστικός διαμεσολαβητής μπορεί, για παράδειγμα, να χρειαστεί να συνδεθεί στον υπολογιστή του γραφείου του από το σπίτι, να αναζητήσει ένα έγγραφο ή να συνεχίσει μια εργασία χωρίς να μετακινηθεί. Αντίστοιχα, ένας συνεργάτης μπορεί να εργάζεται εξ αποστάσεως, χρησιμοποιώντας τα προγράμματα που βρίσκονται εγκατεστημένα στον εταιρικό υπολογιστή.

Μέχρι σήμερα, δύο από τις δημοφιλέστερες εφαρμογές για τέτοιου είδους εργασίες είναι το AnyDesk και το TeamViewer. Ωστόσο, υπάρχει μια σημαντική λεπτομέρεια που συχνά παραβλέπεται: οι δωρεάν εκδόσεις τους προορίζονται για προσωπική και όχι για επαγγελματική χρήση.

Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και η σύνδεση ενός επαγγελματία στον υπολογιστή του γραφείου του μπορεί να απαιτεί εμπορική άδεια χρήσης.

Υπάρχουν, όμως, εναλλακτικές λύσεις που αξίζει να γνωρίζουν οι ασφαλιστικοί διαμεσολαβητές.

1. HopToDesk: Μια εύχρηστη επιλογή για μικρά γραφεία

Το HopToDesk αποτελεί μία από τις πιο προσιτές εναλλακτικές του AnyDesk, κυρίως χάρη στην απλότητα της χρήσης του.

Η εφαρμογή επιτρέπει την απομακρυσμένη διαχείριση υπολογιστών, τη μεταφορά αρχείων και τη σύνδεση χωρίς την παρουσία κάποιου χρήστη στον απομακρυσμένο υπολογιστή (unattended access).

Ένα ιδιαίτερα σημαντικό πλεονέκτημα είναι ότι η βασική εφαρμογή και το δημόσιο δίκτυο σύνδεσης προσφέρονται δωρεάν τόσο για προσωπική όσο και για επαγγελματική χρήση, χωρίς χρονικούς περιορισμούς στις συνεδρίες.

Για μεγαλύτερες εγκαταστάσεις υπάρχουν πρόσθετες υπηρεσίες διαχείρισης συσκευών, με δωρεάν και επί πληρωμή προγράμματα.

Για ποιους είναι κατάλληλο: Για ασφαλιστικά γραφεία που αναζητούν μια απλή λύση απομακρυσμένης εργασίας, χωρίς ιδιαίτερες τεχνικές γνώσεις.

Επίσημη ιστοσελίδα: https://www.hoptodesk.com/

2. RustDesk: Δωρεάν λογισμικό ανοικτού κώδικα με αυξημένες δυνατότητες ελέγχου

Το RustDesk αποτελεί μια ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα επιλογή για επαγγελματίες που αναζητούν μεγαλύτερη ευελιξία στην απομακρυσμένη πρόσβαση.

Πρόκειται για λογισμικό ανοικτού κώδικα (open source), που λειτουργεί σε Windows, macOS, Linux και φορητές συσκευές.

Η βασική διαδικασία είναι σχετικά απλή: εγκαθιστούμε την εφαρμογή στους δύο υπολογιστές, χρησιμοποιούμε το αναγνωριστικό σύνδεσης (ID) και έναν κωδικό πρόσβασης και αποκτούμε απομακρυσμένο έλεγχο.

Μία ιδιαίτερα χρήσιμη δυνατότητα είναι η ρύθμιση μόνιμου κωδικού, ώστε ένας εξουσιοδοτημένος συνεργάτης να συνδέεται στον υπολογιστή του γραφείου χωρίς να απαιτείται κάθε φορά η παρουσία κάποιου για την αποδοχή της σύνδεσης.

Το σημαντικότερο χαρακτηριστικό του RustDesk, ωστόσο, είναι η δυνατότητα εγκατάστασης ιδιόκτητου διακομιστή (self-hosted server). Με τον τρόπο αυτό, μια επιχείρηση μπορεί να διαχειρίζεται την υποδομή σύνδεσης μέσα από δικά της συστήματα.

Η βασική έκδοση RustDesk Server OSS διατίθεται δωρεάν, ενώ για κεντρική διαχείριση, προηγμένες πολιτικές πρόσβασης και άλλες επιχειρησιακές λειτουργίες υπάρχουν εμπορικές εκδόσεις.

Για ποιους είναι κατάλληλο: Για ασφαλιστικά γραφεία που επιθυμούν μια αξιόλογη δωρεάν λύση, καθώς και για επιχειρήσεις που διαθέτουν τεχνική υποστήριξη και θέλουν μεγαλύτερο έλεγχο της υποδομής τους.

Επίσημη ιστοσελίδα: https://rustdesk.com/

3. Chrome Remote Desktop: Η απλή λύση της Google

Μία ακόμη επιλογή είναι το Chrome Remote Desktop, η υπηρεσία απομακρυσμένης πρόσβασης της Google.

Το βασικό πλεονέκτημά της είναι ότι δεν απαιτεί εξοικείωση με εξειδικευμένα εργαλεία απομακρυσμένης διαχείρισης.

Ο χρήστης εγκαθιστά το απαραίτητο λογισμικό στον υπολογιστή στον οποίο θέλει να συνδεθεί και, μέσω του λογαριασμού Google και ενός PIN, αποκτά πρόσβαση από άλλη συσκευή.

Η υπηρεσία λειτουργεί μέσω browser και προσφέρει κρυπτογραφημένες συνδέσεις, ενώ μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από κινητό ή tablet.

Στην πράξη, ένας ασφαλιστικός πράκτορας που βρίσκεται εκτός γραφείου μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στον επαγγελματικό του υπολογιστή και να χρησιμοποιήσει εφαρμογές ή αρχεία που βρίσκονται εκεί.

Σε σύγκριση με ορισμένες εξειδικευμένες εφαρμογές, διαθέτει απλούστερες δυνατότητες διαχείρισης και τεχνικής υποστήριξης.

Για ποιους είναι κατάλληλο: Για επαγγελματίες που θέλουν κυρίως να συνδέονται στον δικό τους υπολογιστή από το σπίτι ή κατά τη διάρκεια ενός ταξιδιού.

Επίσημη ιστοσελίδα: https://remotedesktop.google.com/

4. DWService: Απομακρυσμένη πρόσβαση μέσω browser

Το DWService προσφέρει μια διαφορετική προσέγγιση, καθώς επιτρέπει στον χρήστη να διαχειρίζεται έναν απομακρυσμένο υπολογιστή μέσα από τον browser του.

Αφού εγκατασταθεί η απαραίτητη εφαρμογή στον υπολογιστή του γραφείου, ο επαγγελματίας μπορεί να συνδεθεί από οποιοδήποτε άλλο συμβατό σύστημα, χωρίς να απαιτείται εγκατάσταση πλήρους εφαρμογής στον υπολογιστή από τον οποίο πραγματοποιεί τη σύνδεση.

Η υπηρεσία παρέχει δυνατότητες απομακρυσμένου ελέγχου, πρόσβασης σε αρχεία και διαχείρισης συστημάτων.

Σύμφωνα με την εταιρεία, η δωρεάν έκδοση επιτρέπεται και για επαγγελματική χρήση, με βασικό περιορισμό το ανώτατο διαθέσιμο εύρος ζώνης των 6 Mbps ανά συνεδρία.

Για τις συνηθισμένες εργασίες γραφείου, όπως η πρόσβαση σε έγγραφα ή η χρήση εφαρμογών, το όριο αυτό μπορεί να είναι επαρκές. Για απαιτητικότερες εργασίες υπάρχουν συνδρομητικά προγράμματα με μεγαλύτερο εύρος ζώνης.

Για ποιους είναι κατάλληλο: Για ασφαλιστικούς διαμεσολαβητές που θέλουν να συνδέονται στους υπολογιστές τους χρησιμοποιώντας κυρίως έναν browser.

Επίσημη ιστοσελίδα: https://www.dwservice.net/

Ποια εφαρμογή να επιλέξει ένα ασφαλιστικό γραφείο;

Δεν υπάρχει μία λύση που να καλύπτει με τον ίδιο τρόπο όλες τις επιχειρήσεις.

Για ένα μικρό ασφαλιστικό γραφείο που επιθυμεί εύκολη και γρήγορη απομακρυσμένη πρόσβαση, το HopToDesk είναι μια επιλογή που αξίζει να εξεταστεί.

Το RustDesk προσφέρει πρόσθετη ευελιξία και αποτελεί ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα λύση για όσους επιθυμούν μεγαλύτερο τεχνικό έλεγχο.

Το Chrome Remote Desktop απευθύνεται περισσότερο σε χρήστες που αναζητούν απλότητα, ενώ το DWService παρουσιάζει ενδιαφέρον για όσους προτιμούν την πρόσβαση μέσω browser.

Σε κάθε περίπτωση, πριν από την υιοθέτηση οποιασδήποτε εφαρμογής, καλό είναι να ελέγχονται οι ισχύοντες όροι χρήσης, τα χαρακτηριστικά ασφάλειας και τυχόν περιορισμοί της δωρεάν έκδοσης.

Προσοχή στην ασφάλεια των δεδομένων των πελατών

Η απομακρυσμένη εργασία μπορεί να διευκολύνει σημαντικά τη λειτουργία ενός ασφαλιστικού γραφείου, δημιουργεί όμως και πρόσθετες απαιτήσεις ασφάλειας.

Οι ασφαλιστικοί διαμεσολαβητές διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα πελατών και, σε αρκετές περιπτώσεις, ιδιαίτερα ευαίσθητες πληροφορίες, όπως δεδομένα υγείας.

Για τον λόγο αυτό, η εγκατάσταση μιας εφαρμογής απομακρυσμένης πρόσβασης πρέπει να συνοδεύεται από συγκεκριμένες προφυλάξεις:

• Χρήση ισχυρών και μοναδικών κωδικών πρόσβασης.
• Ενεργοποίηση επαλήθευσης δύο παραγόντων (2FA), όπου υποστηρίζεται.
• Πρόσβαση μόνο σε εξουσιοδοτημένους εργαζομένους.
• Τακτική ενημέρωση των εφαρμογών και των λειτουργικών συστημάτων.
• Αποφυγή χρήσης κοινών λογαριασμών και άσκοπης αποθήκευσης εταιρικών αρχείων σε προσωπικές συσκευές.
• Έλεγχος των δικαιωμάτων πρόσβασης και άμεση ανάκλησή τους όταν ένας συνεργάτης αποχωρεί.

Επιπλέον, κάθε επιχείρηση οφείλει να εξετάζει τη συμβατότητα της επιλεγμένης λύσης με τις υποχρεώσεις της βάσει του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR), ιδίως ως προς την ασφάλεια, την επεξεργασία δεδομένων από τρίτους παρόχους και τυχόν διεθνείς διαβιβάσεις.

Η χρήση κρυπτογράφησης, από μόνη της, δεν αρκεί για να διασφαλίσει πλήρη συμμόρφωση.

Η τεχνολογία στην υπηρεσία της καθημερινότητας

Η δυνατότητα να εργαστεί ένας ασφαλιστικός διαμεσολαβητής από το σπίτι του, να αποκτήσει πρόσβαση σε ένα αρχείο κατά τη διάρκεια ενός επαγγελματικού ταξιδιού ή να επιτρέψει σε έναν συνεργάτη του να χρησιμοποιήσει εξ αποστάσεως τον υπολογιστή του γραφείου αποτελεί μια ουσιαστική διευκόλυνση.

Το σημαντικό είναι ότι πλέον υπάρχουν και δωρεάν εφαρμογές που μπορούν να καλύψουν αρκετές από αυτές τις ανάγκες, χωρίς να απαιτείται απαραίτητα η αγορά εμπορικής άδειας.

Για τα μικρά ασφαλιστικά γραφεία, η σωστή αξιοποίηση τέτοιων εργαλείων μπορεί να προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία, καλύτερη οργάνωση και εξοικονόμηση χρόνου, υπό την προϋπόθεση ότι η ευκολία πρόσβασης δεν λειτουργεί εις βάρος της ασφάλειας των δεδομένων.

Πηγή : insuranceforum.gr